الوظيفة الأساسية: يعمل الملف كـ "نموذج لتقدير التكاليف" (Estimate Template)؛ وهو وثيقة رسمية يتم إرسالها إلى العميل لتقديم عرض سعر تقديري لما سيتم دفعه مقابل خدمة أو منتج معين.
الهيكلية:
بيانات الطرفين: يحتوي على أقسام مخصصة لبيانات الشركة (مُصدر التقدير) وبيانات العميل، مما يضفي طابعاً رسمياً على التعامل.
التفاصيل الزمنية والتعريفية: يشمل خانات مخصصة للتاريخ (Date)، رقم التقدير (Estimate No.)، وتاريخ صلاحية العرض (Valid Till)، وهو أمر ضروري لضبط العلاقة التجارية وحفظ الحقوق بين الطرفين.
الهدف: توضيح الالتزامات المالية المتوقعة للعميل، مما يساعده في اتخاذ قرار الشراء أو الموافقة على الخدمة بناءً على شفافية التكاليف.
