الوظيفة الأساسية: يعمل الملف كـ "سجل تسوية العهد أو السلف" (Cash Advance Reconciliation Log)؛ حيث يُستخدم لمطابقة المبلغ النقدي الذي تم تسليمه (سلفة) مع المصاريف الفعلية التي تم صرفها، وتحديد الرصيد المتبقي أو المستحق استرداده.
الهيكلية:
التسوية الحسابية: يتضمن هيكلاً للمقارنة بين المبلغ المبدئي (السلفة) وما تم إضافته أو خصمه من مصاريف (ADDITIONS, DEDUCTIONS) للوصول إلى ADJUSTED BALANCE (الرصيد المعدل).
تتبع النقد: يركز على Cash on Hand Balance، مما يجعله أداة للرقابة المباشرة على النقدية المتوفرة فعلياً.
الهدف: "الشفافية المالية والرقابة"؛ الهدف هو التأكد من أن كل قرش من السلفة النقدية تم توثيقه بشكل صحيح، مما يمنع الأخطاء المالية ويضمن الامتثال للسياسات المالية.
