الوظيفة الأساسية: يعمل الملف كـ "سجل حضور سنوي" (Yearly Attendance Tracker)؛ وهو مصمم ليكون قاعدة بيانات مركزية لتتبع انتظام الطلاب أو المستفيدين عبر شهور السنة.
الهيكلية: يتميز الملف بهيكلية تقاريرية متقدمة:
تقسيم زمني (شهري): يتكون الملف من أوراق عمل مستقلة لكل شهر (من أغسطس إلى يوليو)، مما يسمح بضبط بيانات الحضور بدقة لكل شهر على حدة.
ورقة التلخيص (YearToDate): هي الورقة الجوهرية التي تجمع النتائج من كافة الشهور، مما يوفر رؤية تراكمية (Year-To-Date) لمستويات الحضور طوال العام.
نظام الترميز الموحد: يعتمد نظام (T, U, E, P) لضمان الدقة والاتساق في تسجيل بيانات الحضور في جميع الشهور.
الهدف: "الإدارة الإحصائية طويلة المدى"؛ الهدف من الملف هو مراقبة "اتجاهات الحضور" عبر فترات زمنية ممتدة، وتحديد الفترات التي تزداد أو تقل فيها معدلات الانتظام، مما يساعد في التخطيط الاستراتيجي للبرامج التعليمية.
